O Kanban é uma ferramenta de gestão de trabalho que utiliza pequenos cartões coloridos (post-it) para controlar tarefas e fluxos de trabalho. O sistema foi desenvolvido pela empresa Toyota, em 1940, para fiscalizar o estoque de materiais.
O que é Kanban?
É a sistematização do fluxo de trabalho de uma empresa. Ele serve para indicar e conduzir cada tarefa durante um período de tempo predefinido. O Kanban abarca os seguintes itens: Sistema visual – que é o processo de dividir o trabalho em segmentos ou pelo seu status – em um quadro com colunas de separação – fixando cada item em um cartão;
O que é Kanban?
Os cartões: que descrevem o trabalho real que transita por este processo; A limitação do trabalho em andamento: que permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho. Todo o sistema é pautado de uma forma organizada para tornar o fluxo de trabalho mais produtivo.
História do Kanban
Surgiu na década de 1940 e foi desenvolvido por japoneses da empresa Toyota. A ideia nasceu da necessidade de equilibrar a produção da empresa, evitando a falta ou o excesso de materiais. Assim, o sistema surgiu com o objetivo de provocar uma estabilidade entre o estoque e a linha de produção.
Como funciona o Kanban?
Deve indicar uma tarefa ou ação que a equipe precisa tomar para que o resultado final seja entregue. No geral, os cartões são diferenciados por um sistema de cores, que podem indicar quem é o responsável pela tarefa, por exemplo.
1 – Cartão
O Kanban possui três partes principais: cartão; colunas; e quadro.
Um Kanban geralmente possui três colunas: A Fazer, Em Execução e Feito. É necessário mover os cartões entre as colunas conforme seu status for mudando.
2 – Colunas
É o Kanban como um todo, organizado em colunas e cartões. Logo, cada quadro é um Kanban. Uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.
3 – Quadro
Tipos de Kanban
Os murais ou o software ficam disponíveis para todos os colaboradores responsáveis pela tarefa naquela fase de produção. Assim, ele se divide em: to do: tarefas a serem feitas; doing: tarefas sendo executadas; done: tarefas concluídas.
1 – Kanban de produção
Por sua vez, o Kanban de movimentação é utilizado para comunicar os setores de produção sobre o momento ideal de realizar uma tarefa.
2 – Kanban de movimentação
Vantagens de utilizar o Kanban
Com um baixo investimento, é possível implementá-lo e usufruir de todos os seus benefícios, como a diminuição da burocracia do processo produtivo, por exemplo.
1 – É simples e fácil de ser aplicado
Exclui as atividades que não agregam valor à equipe, fazendo com que ela se preocupe com aquilo que realmente traz resultados.
2 – Elimina tarefas que não contribuem
Ao deixar disponível para todos os colaboradores suas responsabilidades e os prazos, eles produzem mais e mais rápido.
3 – Reduz o tempo gasto na execução
O Kanban funciona como uma espécie de incentivo para os funcionários, que acabam trabalhando mais para cumprir as suas responsabilidades e registrá-las no mural.
4 – Evita funcionários ociosos
Aplicar o Kanban reduz o índice de estoque máximo e limita os gastos desnecessários.
5 – Reduz os custos e desperdícios
Como implementar o Kanban?
Mostre os benefícios da ferramenta para todos que irão utilizá-la. Só assim a equipe conseguirá enxergar o recurso não como uma forma de vigilância, mas sim como um meio para conferir maior produtividade à rotina de trabalho.
1 – Prepare a equipe
Crie tags para categorizar tipos de atividade e otimizar os quadros. Por exemplo, na sua agência, você pode criar quadros com tags denominadas “urgentes”
2 – Identifique etapas de trabalho
Estipular as tarefas que são prioritárias ajuda a manter o foco e garantir que os clientes recebam seus serviços no prazo.
3 – Defina tarefas prioritárias
Mensurar processos garantirá uma melhoria contínua e evitará a incidência de erros. Dessa forma, é importante aproveitar essa prática para identificar pontos de melhoria e realizar mudanças no fluxo de trabalho se for preciso.
4 – Mensure o processo constantemente