O Kanban é uma ferramenta de gestão de trabalho que utiliza pequenos cartões coloridos (post-it) para controlar tarefas e fluxos de trabalho.
O sistema foi desenvolvido pela empresa Toyota, em 1940, para fiscalizar o estoque de materiais.
O que é Kanban?
Em resumo, o Kanban é a sistematização do fluxo de trabalho de uma empresa.
Nesse contexto, ele serve para indicar e conduzir cada tarefa durante um período de tempo predefinido.
O conceito de Kanban abarca os seguintes itens:
- Sistema visual – que é o processo de dividir o trabalho em segmentos ou pelo seu status – em um quadro com colunas de separação – fixando cada item em um cartão.
- Os cartões: que descrevem o trabalho real que transita por este processo.
- A limitação do trabalho em andamento: que permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho.
Ou seja, todo o sistema é pautado de uma forma organizada para tornar o fluxo de trabalho mais produtivo.
História do Kanban
Como foi dito anteriormente, o Kanban surgiu na década de 1940 e foi desenvolvido por japoneses da empresa Toyota.
A ideia nasceu da necessidade de equilibrar a produção da empresa, evitando a falta ou o excesso de materiais.
Dessa forma, o sistema surgiu com o objetivo de provocar uma estabilidade entre o estoque e a linha de produção.
Atualmente, o Kanban ultrapassou os limites da indústria e é utilizado diariamente também em equipes de marketing, prestação de serviços etc.
Como funciona o Kanban?
O Kanban possui três partes principais: cartão; colunas; e quadro.
Desse modo, para entender o seu funcionamento, é preciso conhecer bem essas três partes.
Vamos lá?
1 – Cartão
Em síntese, o cartão deve indicar uma tarefa ou ação que a equipe precisa tomar para que o resultado final seja entregue.
Por exemplo, em um projeto para construção de um site, um cartão poderia ser “produzir imagem para a página inicial”.
No geral, os cartões são diferenciados por um sistema de cores, que podem indicar quem é o responsável pela tarefa, por exemplo.
Dessa forma, assim que uma atividade mudar de status, basta mover o cartão para a outra coluna que indica o estado atual.
2 – Colunas
Um Kanban geralmente possui três colunas: A Fazer, Em Execução e Feito.
Nesse sentido, elas representam os status dos cartões.
Desse modo, é necessário mover os cartões entre as colunas conforme seu status for mudando.
3 – Quadro
Em resumo, o quadro é o Kanban como um todo, organizado em colunas e cartões.
Logo, cada quadro é um Kanban.
É importante lembrar que uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.
Essa facilidade de visualização e interpretação é muito benéfica para os colaboradores, pois faz com que todos saibam exatamente as tarefas que eles precisam fazer e as que eles já realizaram.
Tipos de Kanban
Existem dois tipos de Kanban: o de produção e o de movimentação.
1 – Kanban de produção
No Kanban de produção, os murais ou o software ficam disponíveis para todos os colaboradores responsáveis pela tarefa naquela fase de produção.
Assim, ele se divide em:
- to do: tarefas a serem feitas;
- doing: tarefas sendo executadas;
- done: tarefas concluídas.
Nesse sentido, em cada uma das seções são afixados os cartões, que costumam conter uma breve explicação da tarefa.
2 – Kanban de movimentação
Por sua vez, o Kanban de movimentação é utilizado para comunicar os setores de produção sobre o momento ideal de realizar uma tarefa.
Vantagens de utilizar o Kanban
Entre os benefícios do Kanban, podemos citar:
1 – É simples e fácil de ser aplicado
Isto é, com um baixo investimento, é possível implementá-lo e usufruir de todos os seus benefícios, como a diminuição da burocracia do processo produtivo, por exemplo.
2 – Elimina tarefas que não contribuem para o sucesso da atividade
Ou seja, exclui as atividades que não agregam valor à equipe, fazendo com que ela se preocupe com aquilo que realmente traz resultados.
3 – Reduz o tempo gasto para a execução dos processos
Ao deixar disponível para todos os colaboradores suas responsabilidades e os prazos, eles produzem mais e mais rápido.
4 – Evita que os funcionários fiquem ociosos
O Kanban funciona como uma espécie de incentivo para os funcionários, pois eles acabam trabalhando mais para cumprir as suas responsabilidades e registrá-las no mural.
5 – Reduz os custos e desperdícios na empresa
Aplicar o Kanban reduz o índice de estoque máximo e limita os gastos desnecessários.
Como implementar o Kanban?
Para começar a utilizar esse recurso:
1 – Prepare a equipe
Mostre os benefícios da ferramenta para todos que irão utilizá-la.
Só assim a equipe conseguirá enxergar o recurso não como uma forma de vigilância, mas sim como um meio para conferir maior produtividade à rotina de trabalho.
2 – Identifique etapas de trabalho
Crie tags para categorizar determinados tipos de atividade e otimizar os quadros.
Por exemplo, na sua agência, você pode criar quadros com tags denominadas “urgentes”, “reotimizações de campanhas”, entre outros.
3 – Defina tarefas prioritárias
Estipular as tarefas que são prioritárias ajuda a manter o foco e garantir que os clientes recebam seus serviços no prazo.
Por isso, é importante posicionar o que é prioritário na parte superior do quadro, separando-o em categorias.
Por meio desse controle constante fica fácil identificar a necessidade de alterações nas ordens dos cartões.
4 – Mensure o processo constantemente
Mensurar processos garantirá uma melhoria contínua e evitará a incidência de erros.
Dessa forma, é importante aproveitar essa prática para identificar pontos de melhoria e realizar mudanças no fluxo de trabalho se for preciso.
Kanban X Scrum
É comum que as pessoas confundam o Kanban com o Scrum.
No entanto, eles não são iguais.
O Scrum é um método ágil voltado para a gestão de projetos.
Em resumo, ele é utilizado por equipes que desenvolvem softwares, o que se deve ao fato de reunir um conjunto de boas práticas.
O objetivo é facilitar o trabalho das equipes dessa natureza, como lista de requisitos que devem ser atendidos, por exemplo.
Por outro lado, o Kanban é um sistema que ajuda no trabalho da equipe, como uma linhagem de produção.
Nesse sentido, ela não é uma ferramenta prescritiva, ela apenas permite que o time do projeto faça as suas atividades com maior clareza e colaboração.
Dessa forma, não é possível utilizar o Kanban como um substituto para o scrum.
Contudo, os dois podem ser combinados para resultados mais eficazes.
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Fonte: Rock Content; Totvs; Artia.
