O checklist é uma lista de controle. Ou seja, é um documento ou um cronograma em que você verifica os passos que já foram dados dentro de um processo. Essa ferramenta é muito utilizada no dia-a-dia de agências de comunicação, já que qualquer erro pode acarretar em atrasos e até quedas de pautas. O checklist é bastante utilizado e é extremamente versátil, se fazendo importante para o gerenciamento de processos.
O que é e para que serve
Checklist é uma palavra em inglês, que significa “lista de verificação“. Ela serve, principalmente, para reduzir erros. Se todos os passos forem seguidos metodicamente, as chances de fracasso diminuem de forma drástica. Além disso, são usadas para que o seu usuário não esqueça de nada importante.
Como fazer um checklist?
Você deve saber os motivos para criar a lista e definir qual processo será verificado através da checklist. Dessa forma, o objetivo do documento fica claro para todos os envolvidos.
1 – Defina o que será verificado
É preciso definir em quais momentos a lista deve ser usada. Existem serviços que mostram o checklist após a finalização, para comprovar que o serviço foi feito como o combinado. Contudo, também é possível verificar a lista ao final de cada processo, para comprovar ao cliente que as atividades estão sendo realizadas.
2 – Defina a frequência do uso
Você deve definir quem irá utilizar a lista e verificar todos os passos. Além disso, talvez seja necessário um treinamento, para que o responsável use corretamente a lista e saiba de sua importância.
3 – Defina quem irá utilizar
Aqui você deve indicar quais itens devem ser verificados, para que o serviço, produto ou processo, seja dado como concluído.
4 – Definir os itens a serem verificados
Após definir os passos da checklist, você deve testá-la. Leve o documento para seus colaboradores e peça para que eles usem a ferramenta durante a execução de um projeto. Ao final, eles irão lhe dizer o que deve ser incluído na lista e como melhorar o documento.
5 – Teste sua checklist
Tipos de checklist
Os afazeres, ou as listas “to do”, são os processos que ainda não foram concluídos. Você consegue fazer uma lista de afazeres dentro de todas as áreas de uma empresa.
1 – Afazeres
Checklists de coordenação são ideais para projetos com muitas pessoas. O checklist atua como o ponto central de atividades.
2 – Coordenação
Esse tipo de lista consiste em identificar e resolver possíveis erros. Portanto, o documento é composto por um conjunto de instruções.
3 – Solução de problemas
A verificação de etapas é o tipo mais comum de checklist. Se usa esse tipo de lista para deixar explícito como um trabalho deve ser feito.
4 – Verificação de etapas