O checklist é uma lista de controle. Ou seja, é um documento ou um cronograma em que você verifica os passos que já foram dados dentro de um processo. Essa ferramenta é muito utilizada no dia-a-dia de agências de comunicação, já que qualquer erro pode acarretar em atrasos e até quedas de pautas.
Dessa forma, o checklist é bastante utilizado e é extremamente versátil, se fazendo importante para o gerenciamento de processos. Além disso, pode ser usado em escritórios, no setor de produção e diversas outras funções. Esse recurso é necessário por conta da falibilidade humana, que está sujeita a acometer qualquer um. Portanto, para que não aconteçam erros, faça o checklist.
Você quer otimizar suas atividades? Então vem saber mais sobre o checklist!
O que é e para que serve um checklist?
Checklist é uma palavra em inglês, que significa “lista de verificação“. O nome é bem explícito, já que sua função é exatamente essa: verificar os passos dentro de um processo. Sendo assim, o checklist é uma ferramenta de controle, baseada em uma lista com nomes e funções que devem ser seguidas, para que o resultado seja alcançado.
Um checklist serve, principalmente, para reduzir erros. Se todos os passos forem seguidos metodicamente, as chances de fracasso diminuem de forma drástica. Além disso, são usados para que o seu usuário não esqueça de nada importante, além de ajudar na organização de responsabilidades.
Como fazer um checklist?
1 – Defina o que será verificado
Esse item certamente é o mais óbvio da lista. Mas, isso é preciso ser dito, já que esse é o primeiro passo para criar uma checklist. Você deve saber os motivos para criar a lista e definir qual processo será verificado através da checklist. Dessa forma, o objetivo do documento fica claro para todos os envolvidos.
2 – Defina a frequência do uso
É preciso definir em quais momentos a lista deve ser usada. Existem serviços que mostram o checklist após a finalização, para comprovar que o serviço foi feito como o combinado. Contudo, também é possível verificar a lista ao final de cada processo, para comprovar ao cliente que as atividades estão sendo realizadas. Alguns prestadores de serviço até separam um campo de assinatura, para que o cliente ateste que verificou e consentiu com todas as etapas do trabalho realizado.
3 – Defina quem irá utilizar
Você deve definir quem irá utilizar a lista e verificar todos os passos. Além disso, talvez seja necessário um treinamento, para que o responsável use corretamente a lista e saiba de sua importância. De início isso pode ser uma mudança radical em algumas equipes, fazendo com que menosprezem o checklist, mas é importante manter o ideal em mente e explicar a importância da ferramenta.
4 – Definir os itens a serem verificados
Aqui você deve indicar quais itens devem ser verificados, para que o serviço, produto ou processo, seja dado como concluído. Assim, peça ajuda ao colaborador responsável pelo checklist, pois ele já estará situado e te auxiliará nessa parte do projeto.
5 – Teste sua checklist
Após definir os passos da checklist, você deve testá-la. Leve o documento para seus colaboradores e peça para que eles usem a ferramenta durante a execução de um projeto. Ao final, eles irão lhe dizer o que deve ser incluído na lista e como melhorar o documento.
Quando utilizar?
Sempre que for preciso verificar um processo, um checklist é bem vindo. Além disso, os processos serão ordenados e não haverá o esquecimento de nenhum passo. Você também pode usar um checklist nas seguintes ocasiões:
- Verificar se todos os itens estão no produto final;
- Verificar a chegada de lotes de matéria prima;
- Conferir materiais e acompanhar a execução de serviços;
- Verificar procedimentos e regras;
- Checar a implementação de procedimentos;
- Coletar dados para analisar possíveis falhas.
Tipos de checklist
1 – Afazeres
Os afazeres, ou as listas “to do”, são os processos que ainda não foram concluídos. Você consegue fazer uma lista de afazeres dentro de todas as áreas de uma empresa. Dessa forma, você estará ajudando os colaboradores a assimilarem e cumprirem com os prazos de um projeto.
2 – Coordenação
Checklists de coordenação são ideais para projetos com muitas pessoas. Dessa forma, o checklist irá atuar como o ponto central do conjunto de atividades. Um exemplo disso são produções audiovisuais, que demandam vários profissionais em sua execução.
3 – Solução de problemas
Esse tipo de lista consiste em identificar e resolver possíveis erros. Portanto, o documento é composto por um conjunto de instruções. O checklist de solução de problemas é essencial, pois ajuda os colaboradores a lidar com imprevistos.
4 – Verificação de etapas
A verificação de etapas é o tipo mais comum de checklist. Se usa esse tipo de lista para deixar explícito como um trabalho deve ser feito. Se utiliza esse tipo de checklist em situações de emergência, em que um processo precisa ser feito de maneira eficaz e rápida.
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Fontes: Rock Content, FM2S, Templum
