A matriz GUT é um recurso que auxilia nas escolhas de prioridades, assim organizando as ações de acordo com sua gravidade (G), urgência (U) e tendência (T).
Além disso, ela examina os pontos de risco e o impacto que eles podem causar na empresa.
A matriz GUT, então, proporciona uma simplicidade e eficácia na hora de tomar decisões, independente do tamanho da empresa.
O que é matriz GUT?
Primeiramente, a matriz GUT é uma ferramenta ideal para auxiliar no reconhecimento de problemas de modo que priorize as resoluções. Inclusive, os criadores dessa matriz são especialistas em soluções de problemas empresariais, sendo eles o Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe.
Da mesma forma, essa matriz oferece maior eficiência na hora de lidar com os problemas ou decisões mais complexas. A ferramenta, então, classifica as dificuldades em 3 parâmetros: Gravidade, Urgência e Tendência.
De uma forma geral, a matriz GUT proporciona uma maior facilidade na utilização de seus métodos, podendo ser aplicado em várias áreas. Ela também elimina ou reduz os problemas mais graves da empresa, bem como apoia às tomadas de decisões estratégicas.
Para que serve a matriz GUT?
Em suma, a matriz GUT analisa e prioriza os problemas, assim minimizando os impactos. Aliás, ela também auxilia na implementação de planos de ação, a fim de apoiar execução do planejamento estratégico da empresa.
Portanto, esse método possibilita que a empresa lide com as demandas de forma sagaz, tornando-se uma ferramenta essencial para a gestão da empresa.
Como funciona?
A matriz GUT avalia o problema e dá pontuações para cada um dos três critérios, sendo de 1 a 5, de acordo com o conhecimento dos critérios.
Sendo assim, a resposta do problema vai ser exposto pela multiplicação das pontuações dos 3 fatores, propiciando um valor indicador.
Inclusive, quanto maior esse valor, maior a prioridade da demanda.
- Gravidade (G)
Sobretudo, a gravidade é o critério que julga o impacto e intensidade que as adversidades podem gerar na empresa caso não seja solucionado. Ademais, os males são capazes de ser avaliados de forma quantitativa como qualitativa, sendo assim avaliado pelo contexto e conteúdo.
Da mesma forma, é muito importante analisar os pontos que podem ser afetados na empresa, nos quais causam efeito graves. Por fim, exemplos de problemas graves são aqueles que levam a empresa à falência.
- Sem gravidade;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave.
- Urgência (U)
A urgência é referente ao tempo preciso para resolver a situação, ou seja, quanto mais rápido aquele problema precisa ser solucionado, mais urgente ele é.
Em suma, esse critério considera o prazo para resolver a situação, sendo os problemas maias urgentes aqueles que dependem dos prazos definidos por lei ou os que dependem de resposta de clientes .
- Pode esperar;
- Pouco urgente;
- Urgente, merece atenção no curto prazo;
- Muito urgente;
- Necessidade de ação imediata.
- Tendência (T)
Em princípio, a tendência representa a evolução da situação, assim apontando se o problema pode piorar rapidamente ou se ele vai ficar estável caso não seja resolvido. Ademais, os problemas devem ser analisados para ver o potencial de crescimento e dele se tornar alfo maior com o passar do tempo.
- Não mudará;
- Vai piorar em longo prazo;
- Vai piorar em médio prazo;
- Vai piorar em curto prazo;
- Vai piorar rapidamente.
Para que utilizar a matriz GUT?
Em resumo, a utilização da matriz GUT auxilia nas tomadas de decisões estratégicas com maior sabedoria, ajuda a evitar desperdícios de energia e recurso, reduz impactos causados por erros na priorização, entre outros.
Portanto, a matriz é perfeita para empresas que possuem muitas demandas e não sabem por onde começar.
Como montar a matriz GUT?
A priori, é recomendado fazer a matriz no Excel, assim pontuando os problemas e a seguir multiplicar as pontuações.
1. Faça a lista com os problemas
Devem ser listados os problemas que vão ser analisados, bem como colocar os planos de ação levantados no planejamento estratégico.
Em suma, os exemplos podem ser aquele orçamento anual de marketing que não foi aprovado ou funcionários insuficientes para dar conta das demandas do time.
2. Defina as pontuações da Gravidade, Urgência e Tendência
Logo depois, o ideal é pontuar os critérios de 1 a 5, seguindo as listas apontadas no tópico “como funciona?“.
Inclusive, para avaliar adequadamente a pontuação, é preciso conversar com outras pessoas ligadas ao negócios ou empresa. Entre vocês, façam perguntas como:
- A situação vai proporcionar um grande impacto para a empresa e envolvidos?
- Em seguida, pergunta: temos tempo para resolver esse problema?
- Por fim, caso ele não seja resolvido, em qual velocidade que esse problema vai se agravar?
3. Calcule o G x U x T e identifique a ordem dos problemas
Para cada problema, é necessário fazer uma conta multiplicando o valor das três colunas (GUT). Sendo assim, quanto maior o indicador, mais importante é o problema e mais rápido ele deve ser resolvido.
= Gravidade x Urgência x Tendência
4. Elabora os planos de ação
Por outro lado, após averiguar e localizar os problemas da empresa, é preciso solucioná-los. Desse modo, os responsáveis pela elaboração e execução do plano devem ser definidos, além de delimitar o prazo.
Aliás, a ferramenta 5W2H é ideal para utilizar em planos de ação. Descubra o que é e como usar a ferramenta 5W2H.
5. Coloque em prática
Ademais, colocar a matriz GUT e os planos de ação em prática é extremamente necessário.
Exemplos
Então, para facilitar a compreensão sobre a Matriz GUT, temos os exemplos a seguir:
| Problema | G | U | T | Indicador |
| A planilha de controle de estoque não bate com o inventário realizado. | 5 | 3 | 4 | 60 |
| Metade dos produtos vendidos retornaram por defeitos de fabricação. | 5 | 5 | 5 | 125 |
| Não guardei os comprovantes para finalizar a prestação de contas, daqui 6 meses | 5 | 1 | 1 | 5 |
| Estou pagando muito imposto, preciso alterar o regime da minha empresa para o próximo exercício. | 3 | 1 | 1 | 3 |
| Minhas vendas caíram repentinamente. | 5 | 5 | 4 | 100 |
De acordo com a matriz GUT, a priorização das demandas ficaram assim:
- Metade dos produtos vendidos retornaram por defeitos de fabricação
- Minhas vendas caíram repentinamente
- A planilha de controle de estoque não bate com o inventário realizado
- Não guardei os comprovantes para finalizar a prestação de contas, daqui 6 meses
- Estou pagando muito imposto, preciso alterar o regime da minha empresa para o próximo exercício
Nesse sentindo, provavelmente os erros de fabricação são um fato para a queda das vendas, tornando-se uma demanda urgente. Além disso, o controle de estoque é importante, porque pode propiciar erros na hora das compras ou prazos de entregas.
Outrossim, os comprovantes são um fator grave, contudo, não é urgente e não vai piorar ao longo do tempo. Por fim, os impostos afetam muito os resultados financeiros da empresa, porém possui uma prazo apropriado.
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Fonte: Rock Content, Treasy, Bom Controle.
