5W2H é uma ferramenta em formato de checklist de ações que devem ser desenvolvidas em um projeto.
De forma geral, ela é bastante utilizada para realizar o controle e a execução de atividades dentro do projeto.
Nesse sentido, a sua função é definir o que será feito; por quê; onde; quem irá fazer; quando será feito; como; e quanto custará.
A ferramenta, que é muito simples de usar, traz objetividade para a execução das ações e é essencial para empresas que buscam crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças.
O que é e o que significa 5W2H?
Em síntese, as letras que compõe a sigla 5W2H correspondem a perguntas com as iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.
Dessa forma, o 5W2H é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais.
1 – Os 5W
A princípio, as 5 primeiras perguntas são:
- What? (O que será feito?)
- Why? (Por que será feito?)
- Where? (Onde será feito?)
- When? (Quando será feito?)
- Who (Por quem será feito?)
2 – Os 2H
Por outro lado, os 2H são:
- How? (Como será feito?)
- How much? (Quanto vai custar?)
Em resumo, ter essas respostas em mãos significa ter um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto.
Como aplicar o 5W2H?
Em suma, para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica.
Em seguida, escolha a atividade em que você quer utilizar a ferramenta e responda a todas as perguntas relativas a este processo da forma mais clara possível.
Nesse sentido, veja agora um exemplo prático da aplicação do 5W2H em um plano de ação.
Suponhamos que uma empresa de comunicação tenha como tarefa a criação de um novo website.
- What (O que?)
Criação de um novo website.
- Why (Por que?)
Aumentar a geração de oportunidades comerciais.
- Where (Onde?)
Online.
- When (Quando?)
A partir do próximo mês.
- Who (Quem?)
Dono da empresa.
- How (como será feito?)
Contratação de agência especializada.
- How Much (Quando custa?)
R$ 4.500,00
Por que utilizar?
Em resumo, recomenda-se utilizar a ferramenta 5W2H porque ela ajuda na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa.
Além disso, ela é um recurso de uso simples, o que pode significar uma grande economia de tempo e recursos, aumentando também a produtividade da equipe.
Desse modo, ela é ideal para empresas que buscam crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças.
Quando aplicar o 5W2H?
Em síntese, a ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo.
Além disso, ela é ideal para o planejamento estratégico de uma empresa; para definir um processo de recrutamento; e para aumentar a carteira de clientes.
O 5W2H é uma ótima oportunidade para o gestor que busca aprimorar o planejamento estratégico, avaliar processos ou possíveis problemas dentro da organização.
Você já utiliza essa ferramenta na sua empresa?
Leia também:
O que é moodboard, como fazer e usar essa ferramenta?
Como usar bullet points em seu texto de forma adequada?
Metas SMART, saiba o que são e como aplicar
Kanban, o que é e como funciona
Fontes: Treasy; Endeavor; Qualyteam.
