A matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância.
Seu nome é uma homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, conhecido por seus incríveis níveis de produtividade.
Num discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor anônimo dizendo: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
O que é a matriz de Eisenhower?
Em resumo, a matriz de Einsenhower é uma estrutura simples para priorizar tarefas e gerenciar carga de trabalho.
Ela também é conhecida como matriz de gestão do tempo, e ajuda a dividir as tarefas em quatro categorias/quadrantes:
- Tarefas a fazer primeiro;
- Tarefas a agendar para mais tarde;
- Tarefas a delegar;
- Tarefas a excluir.
Nesse sentido, tudo o que você precisa fazer é avaliar suas tarefas de acordo com a urgência e a importância.
Como funciona a matriz de Eisenhower?
Em suma, para utilizar a matriz de Eisenhower é preciso atribuir tarefas aos quatro quadrantes citados no último tópico, determinando a urgência de cada uma.
1 – Quadrante 1
É aqui que você colocará quaisquer tarefas que sejam urgentes e importantes.
Ou seja, tarefas que precisam ser feitas de imediato pois, caso contrário, podem afetar as suas metas a longo prazo.
2 – Quadrante 2
No quadrante 2 você colocará as tarefas que não forem urgentes, mas que se mostrarem importantes.
Exemplos incluem o planejamento para a meta de negócios de longo prazo, como redução de orçamento.
3 – Quadrante 3
É aqui que você colocará quaisquer tarefas urgentes, mas não importantes.
Ou seja, essas tarefas precisam ser concluídas imediatamente, mas podem não ser importantes o suficiente para exigir sua atenção, o que significa que podem ser delegadas a outros membros da sua equipe.
4 – Quadrante 4
Por fim, no quadrante 4, você colocará as tarefas que são uma distração e devem ser evitadas.
Nesse sentido, em muitos casos, você pode simplesmente ignorar ou cancelar esses tipos de tarefas.
Dessa forma, ao utilizar a matriz, você poderá, então, visualizar suas tarefas dentro do contexto de importância e urgência.
Vantagens e desvantagens da matriz de Eisenhower
A principal vantagem da matriz Eisenhower é a facilidade de implementá-la.
Isso porque não existe necessidade de comprar um pacote de software caro e você não precisa gastar uma quantidade significativa de tempo produzindo a matriz.
Além disso, ela permite que você melhore seu gerenciamento de tempo definindo prioridades claras e precisas.
No entanto, muitas vezes a ferramenta não permite determinar a importância de uma tarefa com precisão, o que pode fazer com que você delegue uma tarefa ao recurso errado.
Nesse sentido, também é importante lembrar que alguns fatores como falta de tempo; burocracias; múltiplas tarefas urgentes/importantes podem impossibilitar que se aja de forma imediata.
E isso torna, de forma automática, a matriz de prioridades um pouco menos eficaz quando se trata de tomada de decisões e gerenciamento de tempo.
Diferença entre urgência e importância
Em síntese, tarefas urgentes são inevitáveis e exigem atenção imediata, enquanto tarefas importantes exigem mais planejamento e contribuem para metas a longo prazo.
Nesse sentido, quando alguma tarefa for urgente, faça-a imediatamente, do contratário, haverá consequências ruins.
Por exemplo, uma tarefa urgente seria concluir um projeto com um prazo de última hora.
Por sua vez, quando uma tarefa for importante, a recomendação é planejá-la com cuidado para que seja possível utilizar os seus próprios recursos de forma eficiente.
Um exemplo de tarefa importante seria planejar um projeto de longo prazo.
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Fontes: Experience Dropbox; Asana.
