A matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância.
Seu nome é uma homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, conhecido por seus incríveis níveis de produtividade.
Num discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor anônimo dizendo: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
O que é a matriz de Eisenhower?
Em resumo, a matriz de Einsenhower é uma estrutura simples para priorizar tarefas e gerenciar carga de trabalho.
Ela também é conhecida como matriz de gestão do tempo, e ajuda a dividir as tarefas em quatro categorias/quadrantes:
- Tarefas a fazer primeiro;
- Tarefas a agendar para mais tarde;
- Tarefas a delegar;
- Tarefas a excluir.
Nesse sentido, tudo o que você precisa fazer é avaliar suas tarefas de acordo com a urgência e a importância.
Como funciona a matriz de Eisenhower?
Em suma, para utilizar a matriz de Eisenhower é preciso atribuir tarefas aos quatro quadrantes citados no último tópico, determinando a urgência de cada uma.
1 – Quadrante 1
É aqui que você colocará quaisquer tarefas que sejam urgentes e importantes.
Ou seja, tarefas que precisam ser feitas de imediato pois, caso contrário, podem afetar as suas metas a longo prazo.
2 – Quadrante 2
No quadrante 2 você colocará as tarefas que não forem urgentes, mas que se mostrarem importantes.
Exemplos incluem o planejamento para a meta de negócios de longo prazo, como redução de orçamento.
3 – Quadrante 3
É aqui que você colocará quaisquer tarefas urgentes, mas não importantes.
Ou seja, essas tarefas precisam ser concluídas imediatamente, mas podem não ser importantes o suficiente para exigir sua atenção, o que significa que podem ser delegadas a outros membros da sua equipe.
4 – Quadrante 4
Por fim, no quadrante 4, você colocará as tarefas que são uma distração e devem ser evitadas.
Nesse sentido, em muitos casos, você pode simplesmente ignorar ou cancelar esses tipos de tarefas.
Dessa forma, ao utilizar a matriz, você poderá, então, visualizar suas tarefas dentro do contexto de importância e urgência.
Vantagens e desvantagens da matriz de Eisenhower
A principal vantagem da matriz Eisenhower é a facilidade de implementá-la.
Isso porque não existe necessidade de comprar um pacote de software caro e você não precisa gastar uma quantidade significativa de tempo produzindo a matriz.
Além disso, ela permite que você melhore seu gerenciamento de tempo definindo prioridades claras e precisas.
No entanto, muitas vezes a ferramenta não permite determinar a importância de uma tarefa com precisão, o que pode fazer com que você delegue uma tarefa ao recurso errado.
Nesse sentido, também é importante lembrar que alguns fatores como falta de tempo; burocracias; múltiplas tarefas urgentes/importantes podem impossibilitar que se aja de forma imediata.
E isso torna, de forma automática, a matriz de prioridades um pouco menos eficaz quando se trata de tomada de decisões e gerenciamento de tempo.
Diferença entre urgência e importância
Em síntese, tarefas urgentes são inevitáveis e exigem atenção imediata, enquanto tarefas importantes exigem mais planejamento e contribuem para metas a longo prazo.
Nesse sentido, quando alguma tarefa for urgente, faça-a imediatamente, do contratário, haverá consequências ruins.
Por exemplo, uma tarefa urgente seria concluir um projeto com um prazo de última hora.
Por sua vez, quando uma tarefa for importante, a recomendação é planejá-la com cuidado para que seja possível utilizar os seus próprios recursos de forma eficiente.
Um exemplo de tarefa importante seria planejar um projeto de longo prazo.
Gostou do conteúdo?
Leia também:
Fontes: Experience Dropbox; Asana.