A matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância. Seu nome é uma homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, conhecido por seus incríveis níveis de produtividade. Num discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor anônimo dizendo: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
O que é a matriz de Eisenhower?
Também conhecida como matriz de gestão do tempo, ela é uma estrutura simples que ajuda a dividir as tarefas em quatro categorias/quadrantes: - Tarefas a fazer primeiro; - Tarefas a agendar para mais tarde; - Tarefas a delegar; - Tarefas a excluir.
Como funciona?
Para utilizar a matriz é preciso atribuir tarefas aos quatro quadrantes, determinando a urgência de cada uma.
1 – Quadrante 1
É aqui que você colocará quaisquer tarefas que sejam urgentes e importantes. Ou seja, tarefas que precisam ser feitas de imediato pois, caso contrário, podem afetar as suas metas a longo prazo.
No quadrante 2 você colocará as tarefas que não forem urgentes, mas que se mostrarem importantes.
2 – Quadrante 2
É aqui que você colocará quaisquer tarefas urgentes, mas não importantes. Elas precisam ser concluídas imediatamente, mas podem ser delegadas a outros membros da sua equipe.
3 – Quadrante 3
Aqui você colocará as tarefas que são uma distração e devem ser evitadas. Em muitos casos, você pode simplesmente ignorar ou cancelar esses tipos de tarefas. Ao utilizar a matriz, você poderá, então, visualizar suas tarefas dentro do contexto de importância e urgência.
4 – Quadrante 4
Vantagens
A principal vantagem da matriz Eisenhower é a facilidade de implementá-la: não existe necessidade de comprar um pacote de software caro e você não precisa gastar muito tempo produzindo a matriz. Além disso, ela permite que você melhore seu gerenciamento de tempo definindo prioridades claras e precisas.
Desvantagens
Muitas vezes a ferramenta não permite determinar a importância de uma tarefa com precisão, o que pode fazer com que você delegue uma tarefa ao recurso errado. Também vale lembrar que alguns fatores como falta de tempo; burocracias; múltiplas tarefas urgentes/importantes podem impossibilitar que se aja de forma imediata.
Urgência X importância
Tarefas urgentes são inevitáveis e exigem atenção imediata, enquanto tarefas importantes exigem mais planejamento e contribuem para metas a longo prazo. Quando alguma tarefa for urgente, faça-a imediatamente, para evitar consequências ruins. Quando uma tarefa for importante, a recomendação é planejá-la com cuidado.