O kick off é uma reunião realizada na fase inicial de um projeto com o objetivo de alinhar todos os detalhes entre os participantes.
A sua ideia central é fazer com que todos os envolvidos entendam o que é o projeto, evitando falhas na comunicação.
Nesse sentido, para realizar esse tipo de encontro é necessário seguir alguns passos, como definir a data da reunião e escolher os responsáveis.
O que é kick off e para que serve?
Em resumo, o kick off é um momento de planejamento no qual se discute o escopo do projeto, como objetivos, prazos e direcionamentos.
É uma forma de investir no trabalho em equipe, assegurando que todos os profissionais saibam do que se trata o tema que eles irão discutir.
Dessa forma, a ideia é esclarecer todas as dúvidas, validar os objetivos, prazos, ideias etc.
É uma atitude de liderança que serve para valorizar o conhecimento e o trabalho dos profissionais que vão fazer parte da execução do projeto.
Portanto, é um recurso que serve para começar adequadamente uma iniciativa e, desse modo, deve contar com o máximo possível de informações.
Qual é a importância do kick off?
Em síntese, o kick off alinha os objetivos e expectativas; delineia o plano de ação; e engaja todos os envolvidos.
1 – Alinhamento de objetivos e expectativas
Iniciar um projeto com todos os detalhes bem alinhados permite que as atividades do plano sejam executadas com propósito e confiança.
2 – Delineamento do plano de ação
O plano de ação começa a ser delineado no kick off.
Isso porque os objetivos, o escopo e o planejamento do projeto guiarão as tarefas necessárias para conquistar as metas.
3 – Engajamento dos envolvidos
O kick off engaja todos os envolvidos.
Isso porque definir objetivos despertam um sentimento de ânimo e determinação entre os participantes.
Como fazer?
Para realizar uma boa reunião de kick off:
1 – Defina os tópicos e a estrutura da reunião
Você pode organizar e montar o kick off da maneira que considerar melhor.
Porém, é necessário que todos os tópicos que serão abordados sejam previamente definidos e encaixados na estrutura determinada.
Para apresentá-los, é uma boa ideia utilizar slides, porque a visualização das etapas contribui diretamente para o aproveitamento do kick off.
2 – Conduza de maneira adequada
Em resumo, as explicações precisam ser claras e objetivas, pois o intuito é que ninguém saia com dúvidas.
No entanto, informações devem ser compartilhadas de modo envolvente para que todos se mantenham atentos e focados.
3 – Documente
Deixe alguém responsável para fazer a ata da reunião.
Em suma, tudo de importante que a equipe pontuar na reunião deve ser documentado.
Isso evita que se perca as informações relevantes.
4 – Realize o fechamento
Por fim, o fechamento deve contribuir de alguma forma, seja esclarecendo dúvidas ou incentivando a motivação dos indivíduos.
Por isso, preste atenção em sua estrutura.
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Fontes: Zendesk; Rock Content.
