O fluxograma de processos é uma técnica que ajuda a representar, através de desenhos, os processos de uma empresa. Pode-se usar esse tipo de técnica para representar os processos de qualquer empresa. Além disso, um fluxograma bem organizado pode simplificar o envio e recebimento de informações e em outros processos que fazem parte de uma organização.
O fluxograma de processos se faz necessário para a documentação empresarial. Ou seja, ao determinar com símbolos e explicações como determinado processo é feito, a qualidade do seu produto não irá cair, mesmo que você mude de funcionário. Além disso, também evita erros. Então, vamos lá conhecer tudo sobre essa técnica?
O que é um fluxograma de processos?
Como dito anteriormente, se usa um fluxograma para representar, através de símbolos, o processo de determina empresa. O objetivo aqui é que, caso o documento seja entregue para qualquer pessoa, ela irá conseguir entender como funciona determinado processo.
Dessa forma, se usa elementos geométricos, setas, e outros símbolos no documento. Essa documentação é essencial para as empresas, já que pode ajudar a diminuir erros. Além disso, pode ser feita em programas como Word e PowerPoint.
Para que serve?
Um fluxograma bem elaborado pode ajudar na recontratação de profissionais e também na diminuição de erros sistemáticos. Por ser uma ferramenta visual, esse documento também é de fácil compreensão, o que é benéfico em qualquer área de uma empresa.
Esses documentos trabalham diretamente na gestão da empresa, já que são guias visuais e práticos para processos que movem o negócio. Dessa forma, essa ferramenta de gestão controla todos os recursos e projetos dentro de uma empresa. Alguns dos benefícios do uso da técnica:
- Desenvolver uma visão estratégica do negócio;
- Identificar processos desnecessários ou defeitos com maior facilidade;
- Conhecer os insumos necessários para a sua execução;
- Identificar os padrões de trabalho de um processo;
- Estudar a possibilidade de incluir novos processos.
Quais são as etapas e os símbolos?
A criação de um fluxograma de processos também necessita de vários processos e etapas. Dessa maneira, para facilitar todo o documento, se usa símbolos para indicar certas ações. Os símbolos mais usados são:
Início ou fim, se usa sempre que é preciso marcar o início ou fim de determinado processo;
Esse símbolo representa o processo, ou seja, é usado para indicar as etapas mais simples, que não precisam tomar decisão;
Quase sempre é preciso tomar decisões durante um processo, portanto, esse é o símbolo que representa esses momentos;
Esse símbolo representa os processos que já foram pré-definidos em outro fluxograma, ou seja, não precisa fazer novamente;
Aqui se representa as tarefas manuais, que não podem ser automatizadas, durante um processo;
O conector ajuda na compreensão de um fluxograma, ao conectar elementos que estão distantes dentro do documento;
Se usa esse símbolo quando algum documento precisa ser feito durante um processo, como um relatório ou contrato;
Se usa um fluxo também como conector, mas entre os símbolos do processo. Além disso, indicação a direção de cada processo.
Como montar um fluxograma de processos?
Como já mostramos os símbolos e as etapas de determinado fluxograma de processos, é preciso saber como montar o seu. Dessa forma:
- Comece ao listar as atividades do processo e entender como ele se encaixa dentro da empresa;
- Escolha uma ferramenta, ou seja, determine onde fará seu processo, se será a mão em um papel ou no Word, por exemplo;
- Monte o seu fluxograma de acordo com cada símbolo e usando verbos no infinitivo, como enviar, agendar, cobrar e etc;
Quais são os principais tipos de fluxograma de processos?
Existem dois tipos mais comuns de fluxograma: o simples e o funcional. O fluxograma simples é caracterizado por ser, literalmente, mais simples. Ou seja, ele é de mais fácil compreensão e determina o funcionamento de determinada tarefa.
Já o fluxograma funcional se usa em processos mais complexos, que envolvem diversas equipes de uma empresa. Aqui o fluxograma um único fluxo de entrada e saída, mas é desenvolvido por diversos departamentos dentro da empresa.
Certamente essa é uma boa técnica para sua empresa. Conheça mais aqui:
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Fontes: Resultados Digitais, Templum, EPR Consultoria
