O kick off é uma reunião realizada na fase inicial de um projeto com o objetivo de alinhar todos os detalhes entre os participantes. A sua ideia central é fazer com que todos os envolvidos entendam o que é o projeto, evitando falhas na comunicação. Para realizar esse tipo de encontro é necessário seguir alguns passos, como definir a data da reunião e escolher os responsáveis.
O que é kick off e para que serve?
É um momento de planejamento no qual se discute o escopo do projeto, como objetivos, prazos e direcionamentos. É uma forma de investir no trabalho em equipe, assegurando que todos os profissionais saibam do que se trata o tema que eles irão discutir. A ideia é esclarecer as dúvidas, validar os objetivos, prazos, ideias etc.
Qual é a importância do kick off?
Iniciar um projeto com todos os detalhes bem alinhados permite que as atividades do plano sejam executadas com propósito e confiança.
1 – Alinhar objetivos e expectativas
Os objetivos, o escopo e o planejamento do projeto guiarão as tarefas necessárias para conquistar as metas.
2 – Delineamento do plano de ação
O kick off engaja todos os envolvidos. Isso porque definir objetivos despertam um sentimento de ânimo e determinação entre os participantes.
3 – Engajamento dos envolvidos
Como fazer?
É necessário que todos os tópicos que serão abordados sejam previamente definidos e encaixados na estrutura determinada. Para apresentá-los, é uma boa ideia utilizar slides, porque a visualização das etapas contribui diretamente para o aproveitamento do kick off.
1 – Defina tópicos e estrutura da reunião
As explicações precisam ser claras e objetivas, pois o intuito é que ninguém saia com dúvidas. Informações devem ser compartilhadas de modo envolvente para que todos se mantenham atentos e focados.
2 – Conduza de maneira adequada
Por fim, o fechamento deve contribuir de alguma forma, seja esclarecendo dúvidas ou incentivando a motivação dos indivíduos. Por isso, preste atenção em sua estrutura.
4 – Realize o fechamento
Deixe alguém responsável para fazer a ata da reunião. Tudo de importante que a equipe pontuar deve ser documentado.
3 – Documente