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Plano de ação: o que é e como fazer um de forma eficaz?

Plano de ação: o que é e como fazer um de forma eficaz?

Imagine o seguinte cenário: você quer iniciar um novo negócio, curso ou então conquistar um objetivo específico na sua vida. Mas como conseguir isso? Bom, ir e fazer pode ser uma resposta, no entanto, as chances de que o caminho fique difícil são grandes. Por isso, existe um itinerário que você pode registrar para então seguir as etapas, um passo de cada vez. Esse conjunto de passos é o que chamamos de plano de ação.

O plano de ação é um documento cuja função é guiar o funcionamento de uma empresa, desde tarefas mais simples até um desenvolvimento de projeto, garantindo que cada parte seja realizada. Dessa forma, contar com um planejamento em sua organização, além de auxiliar na organização de tarefas e funções, também possibilita um melhor gerenciamento de tempo e orçamento para cada ação, entre outros benefícios, sendo de grande importância para um negócio.

Neste artigo você vai saber melhor o que é um plano de ação, a importância de ter um e até como desenvolver o seu, além de descobrir metodologias conhecidas e funcionais. No mais, você vai terminar a leitura não apenas sabendo como criar um, como também contará com dicas valiosas para fazer isso da melhor maneira.

Aproveite a leitura!

O que é um plano de ação?

O plano de ação é uma documentação com o registro de cada passo que deve ser dado em busca de acompanhar o planejamento e a realização de atividades predefinidas, relacionadas ou não a alcançar metas, cumprir objetivos, seguir cronogramas e obter resultados, seja em uma tarefa específica, na realização de um projeto ou até mesmo no desenvolvimento de um negócio.

Para entender melhor, vamos considerar o evento a seguir:

Seu sonho é fazer uma viagem para algum destino turístico em uma cidade, estado ou país diferente. Acontece que, para realizar esse sonho, antes de mais nada, você precisa dar passos importantes, a fim de transformá-lo em um fato.

Você já sabe até o destino, no entanto, precisa primeiro marcar suas férias no trabalho, para então juntar o dinheiro ou reservar as passagens no cartão. Depois, quando já estiver de férias, precisa definir o tempo que passará fora, arrumar as malas, ajeitar as coisas em casa, pegar um transporte, ir até o aeroporto ou rodoviária, fazer o check-in e aí sim embarcar.

Chegando no destino, você desembarca com suas coisas, depois se dirige a uma hospedagem, e então começa a avaliar os pontos turísticos que vai visitar, em qual dia e ordem, e quanto pretende gastar em cada um desses lugares, tudo isso seguindo um itinerário que você recebeu de alguém no hotel, ou trouxe consigo em seu celular.

Já imaginou fazer tudo isso sem sequer ter um registro de como sua viagem vai sair do campo das ideias e se tornar real? Por isso, o plano de ação deve guiar seus passos assertivamente, garantindo a definição de responsabilidades, gastos, prazos e até resultados.

Você pode fazer um plano de ação de várias formas, mas geralmente ele conterá algumas informações básicas como: objetivo, motivação, ações a serem tomadas, cronograma, as pessoas envolvidas, o orçamento disponível e até mesmo projeções de possíveis obstáculos.

Qual é a importância de ter um plano de ação?

Para uma pessoa, o plano de ação ajuda a ter uma melhor noção do que ela quer e do motivo por trás daquele querer. Além disso, ajuda a organizar melhor as ideias e prioridades que ela possui, e como isso influencia na sua motivação em buscar realizações. Isso porque o planejamento pessoal define uma série de ações a executar para chegar ao resultado desejado, permitindo acompanhar o próprio progresso passo a passo, mantendo o foco e a motivação até chegar no final esperado.

Para as empresas, é ainda mais importante, porque permite alinhar estratégias e projetos de uma organização, engajando e responsabilizando líderes e equipes profissionais em prol de um objetivo comum. Ademais, também é responsável por melhorar a comunicação entre setores e aumentar a produtividade e qualidade das operações, otimizando assim o uso de recursos e diminuindo retrabalhos e outros ônus corporativos.

Com um plano de ação bem definido, uma empresa pode monitorar e melhorar seus indicadores, encontrar pontos de inovação e se adaptar às constantes mudanças do mercado.

Como criar um plano de ação?

Ao criar um plano de ação, você deve levar em consideração os seguintes fatores:

  • O que você quer fazer? (objetivo)
  • Por que você quer alcançar isso? (motivação)
  • Como você vai fazer? (ações a seguir)
  • Quando? (cronograma)
  • Quem vai te ajudar ou participar desse processo? (responsáveis)
  • Quanto você vai investir? (orçamento)
  • Quais são os riscos ou obstáculos que podem te atrapalhar? (análise de riscos)

Um exemplo simples de um plano de ação seguindo essas diretrizes, você confere abaixo:

1. Objetivo

Criar um canal de curiosidades mitológicas no YouTube.

2. Motivação

Compartilhar conhecimento, entreter e engajar uma audiência interessada em curiosidades sobre mitologias.

3. Ações

  1. Definir um nicho: Escolher um segmento específico dentro da mitologia para focar no canal, como mitologia grega, nórdica, egípcia, entre outras.
  2. Nome do Canal: Criar um nome atraente e relevante para o canal, que reflita o conteúdo e seja fácil de lembrar.
  3. Equipamentos e Software: Adquirir os equipamentos necessários, como uma câmera de boa qualidade, microfone e iluminação adequada. Além disso, obter um software de edição de vídeo para produzir conteúdo de qualidade.
  4. Planejar o Conteúdo: Criar então a linha editorial com uma lista de tópicos interessantes e relevantes dentro do nicho escolhido. Depois, dividir em episódios ou temas para facilitar a produção.
  5. Gravação e Edição: Gravar os vídeos conforme o plano de conteúdo e editar o material para melhorar a qualidade, adicionar efeitos visuais, legendas etc.
  6. Identidade Visual: Criar uma identidade visual para o canal, incluindo um logotipo, imagens de capa e um estilo visual consistente em todos os vídeos.
  7. Publicação e Promoção: Publicar os vídeos no YouTube, otimizando a descrição, tags e título para melhorar a visibilidade. Além disso, promover o canal em redes sociais, fóruns e comunidades online relacionadas à mitologia.
  8. Interagir com a Comunidade: Responder aos comentários e mensagens dos espectadores, além de promover a participação e o engajamento, e estar aberto a sugestões e feedbacks para melhorar o conteúdo.

4. Cronograma

Publicar dois vídeos por semana, pelo menos nos primeiros seis meses.

5. Responsáveis

Eu mesmo, enquanto produtor, apresentador e editor do conteúdo.

6. Orçamento

R$ 5.000 a ser distribuído para a aquisição da licença do software de edição, iluminação profissional, microfone, licença musical e banco de imagens.

7. Análise

Os riscos incluem a falta de tempo para produzir conteúdo regularmente, a dificuldade em atrair espectadores no início por escolher um nicho específico demais, a necessidade de me manter atualizado sobre o tema e a concorrência com outros canais na mesma linha.

Metodologias de plano de ação

Você já ouviu falar sobre 5W2H e PDCA? Essas duas siglas se referem a metodologias que podem ajudar bastante na organização e execução de um plano de ação. Vamos explicar cada uma delas de forma detalhada a seguir:

5W2H

5W2H é uma sigla que vem do inglês e representa sete perguntas fundamentais que devem ser respondidas ao elaborar seu planejamento:

5W

  1. O que (What): Define o que você deseja realmente fazer e quais metas quer alcançar, por isso é importante deixar específico.
  2. Por que (Why): Entender o que te motiva. Por isso, pense nos benefícios e razões que te motivam a seguir em frente.
  3. Quem (Who): Identifique as pessoas que vão te ajudar ao longo desse processo. Ou seja, é importante saber quem estará envolvido e em quais papéis.
  4. Onde (Where): Determine o local onde você vai aplicar esse plano. Desse modo você visualiza melhor o cenário onde as coisas acontecerão.
  5. Quando (When): Crie um cronograma estabelecendo prazos e datas para cada etapa do seu planejamento. Dessa forma, ter uma linha do tempo clara ajudará a manter o foco e garantir que tudo seja feito dentro desse período.

2H

  1. Como (How): Aqui você descreve as estratégias e métodos que serão utilizados para atingir seus objetivos. Pense em quais ações concretas você precisa tomar.
  2. Quanto (How much): Determine o investimento financeiro necessário para colocar seu plano em prática. Isso inclui os recursos financeiros que você está disposto a investir.

PDCA

Também de origem em língua inglesa, PDCA é uma sigla que representa um ciclo de quatro etapas para melhorar continuamente seu plano de ação:

  1. Planejar (Plan): Elaboração do plano de forma detalhada. É onde vai constar seus objetivos, ações específicas, indicadores de medição do progresso, prazos e responsáveis por cada tarefa.
  2. Fazer (Do): Agora, portanto, é a hora de colocar seu plano em prática. Para isso, execute as ações conforme planejado, garantindo que cada etapa seja realizada adequadamente.
  3. Checar (Check): Avalie então os resultados obtidos em relação aos seus objetivos. Ou seja, monitore o progresso, verifique se está no caminho certo e identifique pontos fortes e áreas que precisam de melhoria.
  4. Agir (Act): Com base na análise dos resultados, tome medidas corretivas e faça melhorias. Por isso, aja para corrigir erros, aprimorar processos e fazer ajustes necessários para alcançar melhores resultados.

Enquanto o 5W2H é um roteiro no qual você avança cada etapa de maneira progressiva, o PDCA, por outro lado, é um ciclo contínuo, o que significa que você volta ao passo a passo sempre que necessário, ajustando seu planejamento de acordo com as mudanças e aprendizados.

Usar as duas metodologias pode ajudar você a organizar suas ideias, responder às perguntas fundamentais do seu plano de ação e garantir que tudo esteja bem estruturado e em constante melhoria.

20 dicas valiosas para montar um bom plano de ação

1. Defina metas claras e alcançáveis

Tenha objetivos específicos em mente, de forma a se certificar de que são realistas e possíveis de serem alcançados. Por exemplo, aumentar as vendas em 10% no próximo trimestre lançando um novo produto.

2. Identifique as ações necessárias

Liste as tarefas e ações que devem ser realizadas para alcançar suas metas, tipo implementar uma estratégia de marketing digital, treinar a equipe de vendas, ampliar a colaboração entre times etc.

3. Estabeleça prazos

Defina datas para cada ação ou etapa do plano. Isso ajudará a manter o foco e garantir que tudo seja concluído dentro do tempo necessário.

4. Atribua responsabilidades

Identifique as pessoas ou equipes responsáveis por cada tarefa. Dessa forma, você ajuda a evitar confusões e garante que todos saibam o que devem fazer.

5. Estime os recursos necessários

Pense em quais recursos serão necessários para implementar seu plano, como pessoas, equipamentos, materiais, tempo e dinheiro. Para isso, considere tudo o que é necessário para executar suas ações com sucesso.

6. Priorize as tarefas

Identifique as tarefas mais importantes e urgentes e defina uma ordem de prioridade. Assim, você evita a sobrecarga e permite que a sua empresa foque no que é mais relevante.

7. Acompanhe o progresso

Mantenha um registro do progresso das suas ações. Dessa forma, você pode avaliar se está avançando em direção aos seus objetivos e efetue ajustes, se necessário. Para isso, utilizar uma checklist pode ajudar muito.

8. Seja flexível

Esteja aberto a ajustes e adaptações ao longo do caminho. Nem sempre tudo ocorre como o planejado, por isso é importante ser flexível para lidar com imprevistos e mudanças.

9. Comunique-se com o time

Mantenha uma comunicação clara e constante com a equipe envolvida no seu plano de ação. Portanto, se certifique de que todos estejam cientes de suas responsabilidades e prazos.

10. Promova o trabalho em equipe

Encoraje a colaboração e o compartilhamento de ideias entre os membros da equipe. Isso pode gerar insights valiosos e assim promover um ambiente de trabalho mais produtivo e qualificado.

11. Estabeleça indicadores de desempenho

Defina também métricas e indicadores que permitam avaliar o progresso e o sucesso do seu plano de ação. Algumas que você pode tomar como exemplo são as taxas de conversão, satisfação do cliente etc.

12. Analise os resultados

Registre e analise os resultados obtidos em relação aos indicadores estabelecidos. Assim, terá à disposição dados importantes sobre o desempenho do plano, o que te ajudará na tomada de decisões futuras.

13. Celebre as conquistas

Sempre reconheça e comemore as conquistas alcançadas ao longo do processo. Isso não só motiva a equipe como também reforça o senso de realização.

14. Identifique obstáculos e riscos

Antecipe possíveis obstáculos ou riscos que possam surgir durante a execução do seu roteiro. Tenha um plano de contingência para lidar com eles, caso ocorram.

15. Mantenha-se atualizado

Acompanhe as tendências e novidades do mercado relacionadas ao seu plano de ação. Isso ajuda a manter sua estratégia relevante e adaptada ao contexto atual.

16. Busque feedback

Peça feedback de clientes, parceiros ou colaboradores. Isso pode fornecer informações essenciais sobre o que está funcionando bem e o que pode ser melhorado.

17. Invista em capacitação

Considere a possibilidade de oferecer treinamentos e capacitações para a equipe. Isso contribui para o aprimoramento de habilidades e conhecimentos necessários para o sucesso da sua estratégia.

18. Monitore a concorrência

Acompanhe as ações da concorrência para identificar oportunidades e ameaças. Isso ajuda a manter-se competitivo e a tomar decisões estratégicas mais informadas.

19. Faça ajustes conforme necessário

Seja flexível o suficiente para fazer ajustes no plano de ação à medida que obtém novas informações ou enfrenta mudanças no ambiente de negócios. Esteja aberto a adaptações.

20. Aprenda com os resultados

Avalie os resultados alcançados e aprenda com as experiências do plano de ação. Isso contribui para a melhoria contínua e para o aprimoramento dos próximos planos.

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Fonte: Na Prática Treasy Siteware Scopi Mereo Neil Patel

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